Evaluación Organizacional
1. Nombre y Propósito de la Empresa. Medical Supplier The Three, C.A. · Propósito de la Empresa. Ser una organización productiva con altos niveles de rentabilidad, logrando establecer nuestras marcas de productos en el mercado para de esta manera estar cerca de nuestros consumidores y clientes.
COMENTARIO:
Se le desarrolla un propósito a la organización, ya que esta no tenia desarrollado uno en la cual es vital saber; según con lo constatado con la teoría ella establece que toda organización debe poseer un propósito y saber de manera cierta hasta dónde quiere llegar y que es lo que quiere ser.
2. Misión.
Lograr la satisfacción de nuestros clientes innovando y comercializando productos farmacéuticos y medico quirúrgico con precios y ofertas accesibles, con un excelente servicio garantizando lo más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad.
COMENTARIO:
La misión fue modificada ya que la anterior no estaba acorde a lo que especifica la teoría. En esta no estaba claro de lo que la empresa es, lo que la empresa hace y para quien sirve en su funcionamiento, contrario a la concretada donde deja muy en claro a qué se dedica la empresa, cuales son los productos que distribuye.
3. Visión.
Ser una empresa de crecimiento sostenido en el mercado de distribuidores de medicamentos y materiales médicos quirúrgicos, identificando y satisfaciendo permanentemente las necesidades de nuestros clientes, orientados a una atención personalizada y a una continua búsqueda de mejores productos y atractivas alternativas que aseguren la generación de valor de nuestros clientes y recursos humanos que la integran.
COMENTARIO:
La visión se dejo tal cual como estaba no sufrió ningún tipo de modificación y esta se soporta con la teoría ya que define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización.
4. Objetivo General.
Promover la distribución de medicamentos farmacéuticos y médicos quirúrgicos garantizando el suministro oportuno al colectivo beneficiado bajo un diseño de eficacia y eficiencia mediante los esquemas de productividad y liderazgo.
COMENTARIO:
Se le creó un objetivo general ya que no poseía uno por ningún lado, la descripción de este es objetiva y concisa de lo que se pretende alcanzar con la intervención de lo que se está planeando o ejecutando. Especificado en la teoría donde también dice que el objetivo general de una organización debe ser uno solo.
5. Objetivos Específicos.
Área de ventas.
ü Establecer la calidad del producto en el mercado a bajo costo obteniendo ventaja competitiva. ü lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre.
ü Aumentar las ventas mensuales en un 20%.
ü Garantizar la distribución de los productos para que se de en forma oportuna a los clientes. ü Producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión
COMENTARIO:
Al no poseer objetivo general se les realizaron los objetivos específicos, estos van en línea con el objetivo general y se especifican como dice la teoría los pasos que se han de realizar; mediante la determinación de etapas o la precisión y cumplimiento de los aspectos necesarios de este proceso. En estos se especifican los logros que determina la organización en su planeación y el tiempo para alcanzarlos.
6. Estrategias.
ü Brindar atención profesional y personal a nuestros clientes.
ü Minimizar los costos del mercado de nuestros productos.
ü Garantizar la distribución de nuestros servicios.
ü Promover atención farmacéutica profesional.
COMENTARIO:
En cuantos a las estrategias se le crearon para darle cursos de acción y alternativas que demuestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzo para los logros de los objetivos en las condiciones más ventajosas para la empresa.
7. Procedimiento.
Departamento de Almacén.
De Almacenamiento:
Para el almacenamiento de medicamentos se deberá tener presente las siguientes normas básicas, que son:
ü Cada medicamento tiene su espacio asignado en las estanterías según su clasificación (sección y código) el cual debe mantenerse siempre rotulado con su identificación completa (nombre, presentación, unidad y código).También deberá quedar indicado cualquier situación de excepción, como por ej. vía de administración para el caso de Avelox EV.
ü Al almacenar las cajas, la etiqueta o rótulo de identificación debe quedar visible, hacia adelante.
ü Siempre dejar en primera fila o más próximo para el despacho aquellos artículos que tienen vencimiento más cercano.
ü Los artículos recientemente recepcionados deben quedar detrás de aquellos que ya estaban almacenados, de tal manera que estos últimos siempre estén más próximos para el despacho (excepto si se cumple el punto anterior)
ü Al almacenar se deberán tomar las precauciones para evitar caídas de cajas, sobre todo en el caso de ampollas o frascos de vidrio.
ü En el caso de los sueros, se apilan uno sobre otro, hasta una altura máxima de un metro.
ü Los medicamentos que deben almacenarse a 4º C., una vez recepcionados deben introducirse inmediatamente al refrigerador.
De Recepción:
ü Consiste en recibir los artículos indicados en la guía de traspaso correspondiente, comprobando su identidad (nombre, presentación, fecha de vencimiento), cantidad y el estado de los mismos. Si se detecta alguna difererencia, se debe registrar en la misma guía y regularizar la situación con depósito, a la brevedad. Cada guía de traspaso deberá ser firmada luego de la recepción conforme, debiendo devolver a depósito de Farmacia las copias firmadas.
ü Luego, se procede a colocarlos en los sitios asignados, siguiendo las normas de almacenamiento descritas anteriormente.
ü Se registra cada ingreso en Sistema A2. Al saldo existente, se le suma la cantidad recibida y se anota en la columna saldo.
De Revisión de fechas de Vencimientos:
ü Cuando se decepciona el pedido mensual se debe revisar las fechas de vencimiento de todos los productos.
ü Se registra en un cuaderno las fechas de los próximos seis meses de vencimiento, de acuerdo al mes (un mes por hoja). Este se revisa mensualmente, debiendo informar a la jefatura los próximos vencimientos (últimos tres meses) para adoptar las medidas que sean pertinentes.
De Salidas:
ü Se anotan las salidas en el sistema A2, de acuerdo a lo descrito anteriormente.
ü Se cuenta la cantidad, verificando que está correcto y se procede a sacar lo solicitado.
ü Se verifica que el saldo registrado en la tarjeta coincida con la cantidad restante.
De Despacho de medicamentos:
ü Se recibe la solicitud de lo que necesita nuestro cliente.
ü Se prepara el despacho siguiendo un orden por sección, debiendo registrar en el sistema A2 la salida de cada artículo.
ü Se digita la orden de venta revisando el numero de orden de compra, los medicamentos y equipos solicitados, códigos, montos por unidad y montos totales de cada artículo, el sello de la empresa, la firma autorizada, la firma de revisión y las copias correspondientes que necesita cada empresa u cliente.
ü Se entrega el pedido. Si el pedido se entregó parcialmente, se deberá hacer un repaso de la solicitud en cuanto se reciban los medicamentos al destino.
COMENTARIO:
Los procedimientos actuales, tuvieron un reordenamiento específico y acorde a la situación de la empresa ya que estaban dispersos y no contaban con una secuencia específica para cada área de la organización. Estos van entrelazados de manera como le tipifica la teoría de forma aleatoria y continua de cada uno de ellos. Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo. Estos garantizaran:
· El orden lógico que deben seguir las actividades.
· La eficiencia y especialización.
· Responsabilidades
· Determinan como deben ejecutarse las actividades y también cuando y quién deben realizarlas.
8. Normas.
Departamento de despacho.
ü El orden y la limpieza deben presidir en la droguería. En consecuencia, al terminar cada práctica se procederá a limpiar cuidadosamente el material que se ha utilizado.
ü Cada grupo se responsabilizará de su zona de trabajo y de su material.
ü Antes de utilizar un compuesto hay que fijarse en la etiqueta para asegurarse de que es el que se necesita y de los posibles riesgos de su manipulación.
ü No tacar con las manos y menos con la boca los productos químicos.
ü Los productos inflamables (gases, alcohol, éter, etc.) deben mantenerse alejados de las llamas de los mecheros.
ü Almacenar cada producto en el lugar y sitio correspondiente.
ü Utilizar los equipos de seguridad.
ü Revisar cuidadosamente cada factura de despacho.
ü Realizar los despachos de forma eficiente y oportuna.
COMENTARIO:
Las normas se dejaron tal cual como las tenían predeterminadas ya que van acorde a las necesidades del departamento a la cual se le asignaron y estas están en lineamiento a la teoría establecida.
9. Valores Organizacionales.
En la Gerencia de Calidad de Medical Supplier The Three, C.A., estamos comprometidos a mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión basado en las buenas prácticas de distribución, que garantice la eficiencia y eficacia de nuestros procesos, el fortalecimiento del grado de confianza en las relaciones cliente-proveedor, generando mejoría en los procesos, productos y servicios; incorporando ventajas competitivas, crecimiento sostenible y valor agregado. Entre estas tenemos: · Ética: El compromiso moral, la transparencia, el respeto y la honestidad dirigen nuestra acción en las negociaciones con nuestros clientes y proveedores persiguiendo el bien común.
· Calidad de Servicio: Nos diferenciamos por ofrecer a nuestros clientes y proveedores trato personalizado atención y respuesta efectiva, en la búsqueda de la excelencia.
· Dedicación al Trabajo: Como Talento Humano nos caracterizamos por la responsabilidad, perseverancia, disciplina, mística y motivación, en pro de lograr los objetivos de la empresa.
· Pertenencia: Cada una de las tareas que desarrollamos afianzan el sentido de pertenencia y compromiso para el cumplimiento de nuestra Misión como empresa. Pues formamos la Gran Medical Supplier The Three, C.A.. · Trabajo en Equipo: Cooperamos en la solución de problemas y nos esforzamos para que el trabajo en equipo sea agradable y productivo, permitiendo una adecuada toma de decisiones a través del intercambio y participación de todos.
· Confianza: Nuestro crecimiento sostenido y la solidez en el mercado genera un amplio clima de confianza que nos compromete aun más con nuestros accionistas, clientes proveedores y trabajadores.
· Solidaridad: Actuamos con sentido de comunidad y ofrecemos apoyo para el desarrollo de todos los que componen esta gran familia.
COMENTARIO:
Los valores organizacionales de la empresa están arraigados en sus trabajadores, son muestra del sentido de pertinencia en la cual ellos tienen con la organización, en esta área solo se colocaron en un orden especifico, por lo demás concordamos con la teoría ya que son la convicción de los miembros de una organización en cuanto a preferir cierto estado de cosas por encima de otros (la honestidad, la eficiencia, la calidad, la confianza, entre otros). Cuando los valores están alineados con el desempeño, las personas que laboran en una compañía presentan actitudes como: Compromiso con el logro de la calidad y satisfacción y satisfacción, sentido de pertenencia y responsabilidad en sus acciones.
10. Ética.
Porque operamos en varias partes del territorio Zuliano, somos una empresa con altos principios y valores, formadora de hombres y mujeres respetuosos de la sociedad a la que nos debemos; nuestro Código de Ética es la guía universal para nuestra práctica de negocios.
Nuestros valores éticos son:
· Con Colaboradores: Garantizar el respeto a su dignidad, a su individualidad y facilitar un ambiente para su bienestar y desarrollo.
· Con Accionistas: Proporcionar una rentabilidad razonable de manera sostenida.
· Con Proveedores: Mantener relaciones cordiales y propiciar su desarrollo.
· Con Clientes: Brindar un servicio ejemplar; y apoyarlos en su crecimiento y desarrollo. Valor de nuestras marcas.
· Con Competidores: Competir en el mercado de manera vigorosa y objetiva, basándonos en prácticas de comercio leales.
· Con Consumidores: Garantizar calidad, alimentos sanos y variedad de nuestros productos, mediante la mejora continua de los mismos.
· Con la Sociedad: Promover el fortalecimiento de los valores éticos universales. Apoyar el crecimiento económico y social de las comunidades en donde nos encontremo
COMENTARIO:
Los valores éticos también están alineados de manera permanente y continua. Se trata de demostrar que las virtudes forman parte de la correcta comprensión de lo que es una vida buena para un directivo, para el grupo de personas que forman una organización, o para la sociedad más amplia en que la organización misma se integra.
11. Responsabilidad Social.
La empresa Medical Supplier The Three, C.A., enaltece su compromiso de responsabilidad social cada año a través de importantes donaciones a diferentes entidades. Constantemente busca propiciar acciones socialmente responsables con la finalidad de contribuir al bien común viviendo experiencias solidarias y gratificantes al compartir jornadas llenas de alegría con chicos de diferentes escuelas equipándolos de cuadernos, libros, lápices y todo lo referente a su crecimiento estudiantil como miembros de una sociedad.
Nuestra empresa, realiza donaciones de alimentos no perecederos, juguetes y medicamentos en fechas especiales como el día del niño y navidad, como también realiza donaciones a empresas sin fines de lucro como es la fundación inocents, casa del abuelo, niños con cáncer, entre otras.
COMENTARIO:
La organización cumple con la responsabilidad social, por lo tanto contribuye con el bien común en la sociedad, esta se refiere a una visión de los negocios que incorpora el respeto por los valores éticos, las personas, las comunidades y el medio ambiente.
12. Resultado de la Matriz Foda.
MATRIZ FODA
FACTORES INTERNOS Controlables | FACTORES EXTERNOS No Controlables |
FORTALEZAS (+) | OPORTUNIDADES (+) |
DEBILIDADES (-) | AMENAZAS (-) |
Fortalezas:
ü Estructura organizativa consolidada.
ü Amplio repertorio de productos farmacéuticos y médico quirúrgico.
ü Cobertura a nivel regional.
ü Servicio de apoyo a los clientes.
ü Certificado de biodisponibilidad y bioequivalencia.
ü Capital humano competitivo.
Oportunidades:
ü Posibilidad de ampliar el servicio a diferentes puntos del país.
ü Alianzas estratégicas con diferentes empresas del ramo nacionales o internacionales.
ü Mercado en crecimiento.
Debilidades:
ü Productos fabricados en Europa y Norteamérica.
ü Mala administración financiera.
ü Falta de modernización de nuestros equipos.
ü Poco presupuesto para mantenimiento y reparación de unidades. Amenazas:
ü Multinacionales en segmento de mercado con un nivel de precios bajos.
ü Incertidumbre por ley de patentes.
ü Crecimiento acelerado de cadenas de droguerías.
ü Inestabilidad para la adquisición de divisas.
ü Recesión económica.
ü Inestabilidad política.
COMENTARIO:
El análisis foda, es de gran importancia organizacional por lo que se reajustaron cada uno de ellos de acuerdo a las necesidades que posee la empresa su grado de fortaleza, su oportunidad en el mercado, las necesidades que tiene esta para su crecimiento y mejoría continua y las debilidades que esta posee en cuanto al el entorno que la rodea. Es una estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de una organización.
13. Resultados de la Evaluación. ü Los resultados de la evaluación a la empresa Medical Supplier The Three, C.A. se compruebo los siguientes puntos:
ü La Empresa Medical Supplier The Three, C.A. esta debidamente registrada bajo el código de comercio y con todos los premisos establecido en las leyes Venezolanas. ü Con respecto al propósito de la empresa no estaba bien claros y definidos por lo tanto, se reestructuro y de esa manera darle a la organización una visión clara de lo que quiere alcanzar.
ü En cuanto a la “misión” se le modificación una nueva misión ya que la anterior no estaba muy clara, y con esta nueva especifica lo que la empresa es, lo que hace, a que se dedica y a quien sirve, por lo tanto representa la razón de ser de la organización.
ü La empresa no poseía objetivo general, por lo tanto se le creo un dando la descripción objetiva y concisa de lo que se pretende alcanzar con la intervención de lo que se esta planeando o ejecutando.
ü Los Objetivos específicos que se crearon fueron al área de venta ya que no contaba con ellos, por lo tantos; estos objetivos específicos representa los pasos que se han de realizar para alcanzar el objetivo general, de esta manera facilitar el cumplimiento de dicho objetivo.
ü En cuantos a las estrategias se le crearon para darle cursos de acción y alternativas que demuestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzo para los logros de los objetivos en las condiciones más ventajosas para la empresa.
ü Con respecto a los procedimientos que lleva la empresa al departamento de almacén y recepción, ya que los anteriores no estaban en un orden aleatorio y el nuevo orden permite establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinaria y especificas y estas se establecieron de acuerdo a la situación de la empresa a su estructura organizacional, a las clase de productos y a la disponibilidad de sus equipos y materiales. Dando un orden cronológico y secuencia a las tareas a seguir.
ü En cuanto a la Ética y Responsabilidad Social la empresa Medical Supplier The Three, C.A. cumple con ambas de forma general.
14. Sugerencia y Recomendaciones.
1. Ampliación de sus espacios físicos para el área ya que este no es suficientemente amplio para la disponibilidad de los productos y equipos en dicho establecimiento de almacén ya que este no es suficientemente amplio para la disponibilidad de los productos y equipos en dicho establecimiento.
2. Actualización de sus equipos.
3. Contratación de recursos humanos en el área de compras y ventas.
4. Capacitación y desarrollo del personal que integra la organización.
5. Expansión de la organización fuera del territorio zuliano.
